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Como fazer assinatura digital? Confira o passo a passo

Para fazer a assinatura digital é necessário adquirir um certificado digital

Você sabe o que é uma assinatura digital? Trata-se de uma forma segura de assinar documentos eletrônicos, como um contrato em PDF, por exemplo. Para ter uma assinatura digital, você precisa associá-la a um certificado digital, que vai garantir a proteção dos seus dados e prevenir que eles sejam violados. 

Pense no certificado digital como um RG, que existe para comprovar a sua identidade. Já a assinatura digital surge como um tipo de certificação, que traz legitimidade no universo online que tanto utilizamos. Mas afinal, qual é o passo a passo para obtê-lo? Fique sabendo na leitura a seguir.

Para fazer a assinatura digital é necessário adquirir um certificado digital
A assinatura digital é permitida em diversos tipos de documentos. (Foto: Divulgação).

Passo a passo para fazer uma assinatura digital

Pode ficar tranquilo, pois o processo é bem simples e fácil. Primeiramente, é preciso garantir o seu certificado digital, veja como:

  1. efetuar a compra do certificado digital;
  2. realizar o preenchimento do cadastro;
  3. fazer a escolha do certificado;
  4. garantir que o período de armazenamento seja selecionado; 
  5. cadastrar todas as suas senhas;
  6. passar pela validação pessoal.

Depois de tudo isso, o seu certificado digital já está pronto e você pode começar a providenciar a assinatura. O passo a passo é outro, mas, depois de concluído, dá para assinar documentos online sem problemas.

Faça a sua assinatura digital

Com o certificado digital em mãos, fica fácil assinar todo o tipo de documento, assim como contratos, petições, etc. E a melhor parte é que a sua assinatura será reconhecida pela legislação e tornará legítimo qualquer acordo digitalizado.

Para obter a assinatura digital, você precisa passar por um processo que se divide em 5 fases. Veja quais são:

  • Verificação do programa: documentos em PDF costumam ser os mais permitem a inclusão de assinaturas digitais, por estarem em um formato confiável e seguro. Porém, algumas versões desse programa podem rejeitar assinaturas. Para evitar problemas dessa natureza, mantenha o programa de PDF sempre atualizado, já que as versões mais recentes não geram incômodos assim.
  • Abertura do documento: você só pode assinar um documento que esteja aberto. Após abri-lo, selecione a opção “Assinar com certificado”. Para chegar até essa opção, vá até “Preencher e assinar”, “Ferramentas de preencher e assinar”, “Assinar com certificado” e “Avançar”. 
  • Demarcação do local da assinatura: quando você selecionar a opção “Assinar”, o cursor do seu mouse ficará em formato de cruz, garantindo que você já pode inserir a sua assinatura digital no documento aberto. Não se esqueça de demarcar onde ela será posicionada – clique no local escolhido e mantenha o botão do mouse pressionado até que toda a extensão da assinatura seja marcada. Em seguida, pode soltar o botão do mouse.   
  • Escolha da assinatura: se você possui mais de um certificado digital, claramente terá mais de uma assinatura. Uma vez que o espaço da assinatura esteja selecionado, uma tela se abrirá para que você selecione o certificado. Tome cuidado para escolher apenas as certificações válidas e ativas. Após isso, clique em “Assinar”.
  • Salvação do documento: o processo de assinatura digital só é completo depois que o documento é salvo. Alguns tipos de certificado podem requisitar a digitação de uma senha para que a assinatura e o documento sejam salvos com sucesso. É o caso do certificado do tipo A3, que solicita ao usuário que informe o PIN para a conclusão do processo. 
Veja também:  COMO FAZER BOTÃO DE RESET BUILD E COMO COLOCAR A NOVA DOZE NO MAPA DE X1 como fazer um mapa de x1 #2 [Vídeo]

Como assinar no Word de maneira segura

Além do PDF, o Word é outro programa bastante popular na assinatura digital de documentos. O passo-a-passo é um pouco mais longo que o visto anteriormente, mas nem por isso mais complicado. Dê uma olhada:

  • Abrir o documento: mais uma vez, o documento precisa ser aberto para que ocorra a inclusão do certificado digital. 
  • Inserir a assinatura: selecione a opção “Inserir”, localizada no menu superior esquerdo do seu documento Word. Depois clique em “Linha de assinatura”.
  • Preencher as informações: tenha muito cuidado nesta etapa, porque qualquer erro no preenchimento pode acarretar na invalidação da sua assinatura. Fique atento ao nome completo de quem está provendo a assinatura, bem como o cargo e o e-mail. As “Instruções para o signatário” devem ser mantidas juntamente com a opção “Mostrar data da assinatura na linha da assinatura”. Pode clicar em “Ok”.  
  • Inserir a assinatura: cheque se a assinatura já está presente no documento. Caso sim, clique nela e selecione a opção “Assinar”. Um campo em branco será aberto. 
  • Preencher a assinatura digital: insira o nome do signatário no campo em branco. Abaixo do campo deverão estar os dados do certificado digital utilizado para assinar o documento. Com o nome incluído, basta clicar em “Assinar”.
  • Confirmar: clique em “Ok” assim que a caixa de “Confirmação de assinatura” se abrir. Para consultar as suas respectivas informações, verifique as informações dispostas na caixa lateral, à direita do documento. Lá estarão todas as assinaturas válidas. 
  • Salvar a assinatura digital: salve a sua assinatura digital para que o documento possa ser enviado dentro dos conformes. Todavia, tome cuidado – se alguém tentar fazer alterações no arquivo, o envio do documento é feito com uma assinatura inválida.
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Benefícios da assinatura digital

Conheça os benefícios da assinatura digital para o seu dia-a-dia:

  • A solução elimina o uso desnecessário de papel, pois não exige impressões ou cópias da documentação. Assim você economiza recursos e beneficia o meio ambiente;
  • Assinaturas digitais tornam o processos de negociação de contratos mais veloz;
  • Os seus clientes (ou clientes da sua empresa) têm uma experiência melhor ao se sentirem seguros com a solução da assinatura digital, cômodos com a agilidade na compra e satisfeitos com a agilidade nas vendas;
  • A validade jurídica de documentos assinados por meios eletrônicos viabiliza vendas remotas com mais garantia; 
  • O armazenamento dos documentos em servidores com criptografia e certificados de segurança dá à você (ou à sua empresa) eficiência operacional – não é mais necessário que departamentos inteiros se dediquem ao manuseio de papéis e o risco de fraude é extinguido. Sem contar que os documentos ficam guardados para eventuais consultas futuras.

Ferramentas de assinatura eletrônica

Entre as principais ferramentas de assinatura eletrônica, vale destacar o DocuSign. Essa plataforma é muito utilizada nos processos de formalização digital, já que a sua tecnologia tem valor jurídico de certificação digital ICP-Brasil.

Para assinar documentos digitalmente, basta criar um login, fazer o upload do documento e adicionar o e-mail de cada pessoa que deve incluir a assinatura.

Com a ferramenta, os usuários economizam tempo e dinheiro. A versão gratuita é recomendada para os usuários que precisam apenas assinar documentos. Para contar com mais recursos, é necessário escolher entre as três opções de planos pagos disponíveis: Pessoal, Padrão e Business Pro.

Outra boa notícia é que o DocuSign possui integração com outros serviços, como é o caso do Google Drive e Dropbox. Assim, é possível inserir a assinatura digital em documentos e e-mails profissionais com mais agilidade.

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